Складская логистика: её задачи и функции

Высокие издержки, порча товара, долгие сроки доставки — это проблемы, с которыми часто сталкиваются производители товаров и бизнесмены. Эти трудности можно минимизировать, хотя полностью исключить их невозможно из-за человеческого фактора. Основная задача логиста заключается в организации процесса таким образом, чтобы количество этих проблем было сведено к минимуму, и в этом помогает складская логистика.

Наталья Кадочникова
Редактор "ЭмМенеджмент", эксперт в области интернет‑маркетинга

Если говорить кратко, то складская логистика – это система логистического снабжения любого предприятия. Работа включает в себя следование процедурам хранения, учета и сбыта товара потребителю.

Эффективная складская логистика позволяет избежать лишних затрат, ведь бизнес защищен от ситуаций, когда товар портится или теряется на складе, хранится неправильно или на его комплектацию уходит слишком много времени.

Содержание

1. Задачи складской логистики
2. Функции складской логистики
3. Как WMS-системы улучшают складскую логистику

Задачи складской логистики

Если посмотреть глобально, то все вещи, товары и услуги, которые нас окружают, завязаны на складской логистике. Мы идем в магазин за продуктами и на полках видим результат хорошей или плохой складской логистики. Свежие продукты, актуальные книги, ассортимент косметических товаров – все это попадает к нам, потому что существует складская логистика.

Главная цель складской логистики — выполнение складских операций в 100% объеме (приемка, хранение, отгрузка) в соответствии с требованиями характеристик товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по оптимальной цене в установленный срок.

Рисунок. Задачи складской логистики

Само понятие складской логистики не существует отдельно от других технологий управления бизнесом и производством. Оно тесно связано с человеческим фактором. Скорость работы и ответственность, оптимизация рабочих процессов и своевременный документооборот – все это позволяет нам приобретать товары, в которых мы нуждаемся.

Складская логистика – это сложная система, в которой ключевую роль играет человеческий фактор: уровень ответственности сотрудников, скорость работы и строгий контроль.

Однако эффективность во многом зависит от слаженной работы с другими подразделениями компании:

• Отдел продаж: отвечает за оперативную передачу данных о спросе и предложении, что позволяет планировать запасы товара;
• Отдел закупок: несет ответственность за передачу информации отделу продаж, которая позволит вовремя произвести закупку недостающих позиций;
• Финансовый отдел: обязан строго вести финансовый учет товарооборота, движения товаров между складами сети, а также формировать протокол работы для снижения финансовых рисков;
• Транспортный отдел: формирует путевые системы доставки товара клиентам или ретейлерам;
• Юридический отдел: отвечает за контроль законности действий всех отделов;
• IT-отдел: занимается разработкой и поддержкой корректной работы автоматизированных систем: WMS, CRM, ERP.

Сбои в одном из этих отделов могут привести к задержкам поставок, лишним расходам или потерям товара. Поэтому эффективность складской логистики — это результат не только внутренней организации работы склада, но и взаимодействия со всей компанией.

Рисунок. Взаимодействие склада со смежными подразделениями

На первый взгляд может показаться, что ее основная задача – просто своевременная отгрузка товаров. Однако на деле она включает в себя целый комплекс мероприятий – от хранения и контроля качества до автоматизации складских операций.

Чтобы было понятнее, используем для примера сеть магазинов, которая занимается продажей десертов и сопутствующих товаров к ним: конфеты, мармелад, чай и кофе. Чтобы конечный потребитель был не просто доволен, но и его здоровье было в безопасности, складская система работы должна состоять из:

1. Оптимизации. В единой системе должны быть данные о хранение тех или иных видов конфет, кофе или чая на складах. Данные разделяются на несколько форматов: для общей сети с территориальным расположением склада и для сотрудников склада, чтобы они могли быстро находить продукцию, следить за ее состоянием, поддерживать определенные климатические условия в конкретных боксах, так как чай и кофе – это гигроскопические продукты, которые впитывают запахи.
2. Управления. От одного крупного распределительного центра зависит сеть мелких. Они регулярно пополняются товарами, которых становится критически мало. Это позволит избежать простоев, а также своевременно удовлетворять запросы заказчиков.
3. Безопасное хранение. Пищевая продукция хранится в строго отведенных зонах с конкретными температурными показателями. Данные о сроках годности фиксируются и регулярно проверяются, что позволяет избежать попадания на рынок продукции с истекшим сроком годности, а также снизить издержки. Доступ к складу может быть только у ограниченного круга лиц, а на территории работает система видеонаблюдения.
4. Прием – отгрузка товара и контроль качества. Сотрудники склада принимают и отгружают товар в рамках логистической процедуры. В процессе приемки товара, продукция изучается на предмет порчи, негерметичности и соответствия весовым стандартам, которые были указаны в сопроводительных документах.
5. Учет товаров и документооборот. Сотрудники вносят все данные в профильные программы, чтобы не только основной офис, но и производители или продавцы могли знать, какое количество тех или иных товаров есть на складе.

Из этого получается, что для обеспечения товаром одной конкретной сети магазинов работает огромная команда складских сотрудников. За каждым закреплена определенная зона ответственности, которая и формирует итоговый результат работы. Получить конкретные знания по теме можно на курсе “Складская логистика. Управление складскими операциями”.

Функции складской логистики

Функции отдела складской логистики включают в себя различные важные аспекты управления складом. От приема товара до его размещения, хранения и отгрузки, каждая стадия включает в себя ряд задач, направленных на оптимизацию процессов и обеспечение эффективности работы склада.

Рисунок. Функции складской логистики

При этом сотрудники склада еще обеспечивают правильное хранение товаров. Как это выглядит: для конкретных товаров выставляются соответствующие температурные показатели, влажность, а также на них отводится определенное количество свободного пространства, чтоб избежать непреднамеренной порчи. Хранение формируется так, чтобы в любой момент сотрудники склада могли начать сборку товаров для заказа.

А затем идут отгрузочные мероприятия. Здесь задача сотрудников собрать товары в заказы, сверить по накладным, а после подготовить сопроводительные документы.

Эта часть работы очень важна, так как нужно строго следить за количеством товаров, пометить все отправленное и правильно подготовить документы, чтобы ни на складе, ни у продавца или производителя не было расхождений при приемке.

Складская логистика также предполагает регулярную инвентаризацию. Это позволяет избежать недочетов в подсчете товара. Кроме того, в процессе инвентаризации можно выяснить, как оптимизировать процесс распределения товаров, чтобы в дальнейшем работа шла более эффективно.



Рисунок. Влияние показателей складской службы на финансовые результаты компании

Важно понимать, что эффективность складской логистики напрямую влияет на финансовые показатели компании. Например:

• Складские расходы (аренда, обслуживание, персонал, автоматизация): чем выше себестоимость продукции и затраты на обеспечение доставки итоговому покупателю, тем выше конечная стоимость;
• Ошибки при сборке заказов и высокий процент брака способствуют не только снижению лояльности целевой аудитории, но и издержек на возврат и утилизацию товара;
• Оптимизированные складские процессы увеличивают конкурентоспособность предприятия, так как появляется возможность гораздо быстрее удовлетворить запрос клиента.

Итак, коротко о том, какие функции лежат в работе склада:

• прием продукции;
• хранение;
• комплектация;
• отгрузочные мероприятия;
• инвентаризация;
• информационно-техническая поддержка.

Как определить, на какую функцию складской логистики стоит сделать упор? Здесь нет никаких секретов, нужно руководствоваться простой логикой, которая основана на реальных потребностях бизнеса и зависит от конкретных условий: масштаб бизнеса, сфера, количество сотрудников, каналы продвижения и реализации.

К примеру, небольшое ателье не нуждается в расширенных функциях отгрузки и комплектации, так как они занимаются непосредственной реализацией готовых товаров, им не нужно собирать ткани, формировать комплекты расходников. Да, они шьют вещи из того, что было им доставлено – ткани, нитки, фурнитура, но масштаб этой функции не сравним со строительным или металлургическим производством.

Но даже в небольшом бизнесе могут быть ситуации, когда следует временно внедрить расширенные функции складской логистики, например, если в ателье поступает крупный заказ на пошив большого количества одежды для конкретной организации или одного человека.

Полноценное использование складского функционала позволяет оптимизировать работу предприятия, снизить издержки, а также упростить переход при увеличении масштабов производства. Курс по “Складской логистике” покажет, как правильно развивать и монетизировать оптимизационную систему склада для любых предприятий начиная от пищевой, заканчивая тяжелой промышленностью.

Как WMS-системы улучшают складскую логистику

Современную складскую логистику невозможно представить без специализированного программного обеспечения. Задача WMS-системы – автоматизировать учет, хранение, комплектацию товаров и их перемещение. Четкий и структурированный подход программы позволяет повысить эффективность склада, снизить издержки и вероятность ситуаций, которые связаны с человеческим фактором – ошибками, недочетами и невнимательностью, а также намеренной недобросовестностью.

Рисунок. Цели работы WMS-систем

Преимущества работы с WMS:

• снижение частоты ошибок учета товара на 35-40%, а также экономия времени при комплектации заказов, ведь в системе есть четкие данные о том, где и в каком количестве расположены определенные товары;
• рациональное расположение товаров уменьшает время на их поиск и снижает потерю рабочего времени;
• платформа автоматически оповещает о скором истечении срока годности продуктов, предотвращая их просроченное использование.

Пример внедрения данной системы можно продемонстрировать в рамках сети, которая занимается реализацией десертной продукции. Установка WMS позволяет сотрудникам обрабатывать заказы гораздо быстрее, что уменьшает срок сбора, комплектации и отправки заказа примерно в 1,5-2 раза. Кроме того, ретейлеры сети, склад и главный офис будут оповещены о том, что в запасах остался товар с ограниченным сроком годности, например, карамель, которую нужно сбыть в ближайшие два месяца. На основе этих данных отдел продаж и маркетинговый отдел разработают программы реализации: конкурсы, скидки, акции, дополнительная реклама товара.

В дальнейшем мы подготовим обширную статью о работе WMS-систем: расскажем об особенностях, видах, работе в рамках различных предприятий.

Почему важно освоить складскую логистику, ее задачи и функции?

Дело в том, что это помогает существенно снизить трудозатраты. Многие действия можно отдать на аутсорс программному обеспечению, но необходимо знать, что именно можно доверить умной системе, а что стоит оставить за человеком.
Освоив ключевые задачи и функции складской логистики, вы сможете:

• эффективно организовывать хранение, обработку и учет товаров на складе;
• регулировать работу склада исходя из ресурсов: размеры объекта, человеческие ресурсы, техническое оснащение;
• планировать бюджет на конкретные периоды, например, на месяц, два или три, а также снижать затраты на обеспечение всех логистических процедур;
• внедрять профильное ПО для автоматизации работы склада;
• прогнозировать эффективность мероприятий по оптимизации всех видов логистики.

Разобраться в этих вопросах можно с помощью структурированного подхода и детального изучения темы. Чем больше сотрудники и руководство склада понимают, как работает логистика, тем эффективнее их работа.

Все эти знания и навыки мы даем на курсах по логистике, где на основе реальных кейсов вы научитесь формировать численность сотрудников, проводить инвентаризацию и учет товара, а также правильно и своевременно взаимодействовать с различными отделами и управлять персоналом склада.

Хотите узнать больше и освоить складскую логистику на практике? Запишитесь на наш курс “Складская логистика. Управление складскими операциями” и получите актуальные знания от экспертов!

Курсы по логистике в ЭмМенеджмент

Узнавайте подробности о курсах у менеджеров!