Организация и управление складской логистикой

Эффективная организация складской логистики – это залог успешного ведения бизнеса. От того, насколько правильно и логично работает склад, зависит финансовое развитие компании, а также ее конкурентоспособность в условиях быстро меняющейся экономики.

Наталья Кадочникова
Редактор "ЭмМенеджмент", эксперт в области интернет‑маркетинга

Если работа склада не оптимизирована, это приведет к финансовым издержкам, а также к кr снижению конкурентоспособности компании, ведь на обработку и комплектацию заказов будет уходить гораздо больше времени. Работу склада можно представить как корабль с течью: пока она небольшая, проблемы кажутся незначительными, но со временем расходы на хранение растут, порча товара становится регулярной, заказы задерживаются — и бизнесу все сложнее оставаться на плаву.

Рисунок. Принципы оптимизации

Логистические процессы синхронизируются друг с другом, чтобы в работе не возникало пауз. Для достижения отличных показателей производительности организационные мероприятия должны опираться на следующие принципы:

1. Количество складских помещений. Это главное, ведь необходимо учесть расположение и габариты товаров. Если помещений мало, то продукцию придется постоянно перемещать. Если помещений много и они большие, то это приведет к лишним затратам на ремонт, отопление и уборку.
2. Формат владения складом. Необходимо проанализировать плюсы и минусы различных форм владения складом – собственность или аренда.
3. Территориальное расположение склада и близость к крупным магистралям. Правильная локация позволит снизить затраты на транспортировку, а также упростить процесс доставки товара по другим складам или точкам продаж.

Материал пригодится в работе менеджерам, логистам и владельцам бизнеса, которые стремятся повысить эффективность работы организации.

Содержание

1. Оптимизация складского пространства и персонала
2. Автоматизация складских процессов
3. Управление затратами на складскую деятельность
4. Варианты складского обслуживания: аренда или аутсорс?
5. Инвентаризация и контроль запасов
6. Обучение и развитие специалистов по складской логистике

Оптимизация складского пространства и персонала

Чтобы бизнес развивался и приносил прибыль, необходимо выяснить следующее:

1. Сколько людей необходимо для обеспечения работы склада?
2. Какой тип склада требуется для размещения того или иного товара?
3. Объективная информация о точке склада: удаленность хаба, размеры, температура и уровень влажности, количество зон отгрузки, какое примерное количество товаров будет хранить на складе и их размеры?

Работа склада строится на коллективе. Это не только грузчики и сборщики, но и работники, которые формируют информационно-техническую поддержку склада, например, сотрудники айти-отдела, которые контролируют исправность программ и своевременную подгрузку данных.

Количество сотрудников должно соответствовать интенсивности работы, размеру склада, а также продолжительности рабочего дня. Если с интенсивностью работы и продолжительностью трудового дня все понятно на интуитивном уровне, то с размером склада появляются вопросы.

Размер склада напрямую влияет на скорость сборки товара. Представьте, что у организации по производству и поставке керамических горшков для цветов есть склад размером 200 квадратных метров.

Много ли времени уйдет на комплектацию заказа? Нет, потому что на такой площади не так уж и сложно искать необходимые позиции, а затем собирать в одну точку для комплектации. Если заказ небольшой, то с этим справится 1-2 человека, которые спокойной все соберут, проверят, а затем укомплектуют.

А теперь представим задачу: на швейной мастерской полного цикла, где работа начинается от создания тканей, а заканчивается полноценным пошивом одежды, поступил заказ на комплектацию 1000 единиц свитшотов с цветными и черно-белыми принтами.

Склад организации минимум 1000 квадратных метров, в этом случае уже потребуется больше сотрудников, что позволит каждого закрепить за сектором с конкретным товаром, для оптимизации работы.

Как не допустить ошибки в выборе количества сотрудников? Для этого рекомендуется пользоваться специальной формулой:

П= V сто/ПР

ПР – производительность труда, а V сто – это объем среднего дневного товарооборота.

Некоторые организации в период сезонного увеличения продаж и производства нанимают дополнительных сотрудников на склад. Например, шоколадная фабрика каждый год в период с декабря по март нанимает дополнительный штат сотрудников, которые будут работать в отделе комплектации заказов. В этот период во всех организациях, связанных с продажами самый насыщенный. Объем работы, как правило, увеличивается минимум в 2-3 раза, так как головные офисы на этот период ставят увеличенный план продаж. А выполнить его будет невозможно, если склад не успеет выполнить все этапы.

Из этого примера следует, что в функционировании склада важна гибкость управления, так как на количество персонала и объемы работ влияет сезон, сфера, а также экономическая ситуация.

Рисунок. Что влияет на работу склада?

Как только разобрались с количеством персонала, который необходим для работы склада, можно переходить к тому, какой склад нужен. В России пользуются классификацией складских помещений, которая разработана компанией Knight Frank.

Рисунок. Классификация складских помещений

Существуют следующие типы складских помещений:

• A+: высокое здание с потолками не менее 13 метров; бетонный пол с антипылевым покрытием и нагрузкой не менее 5 тонн; наличие систем охраны и видеонаблюдения.
• A: потолки не менее 10 метров; установлена система пожаротушения; автоматическая регуляция температуры; спроектированы зоны для грузовых и легковых машин.
• B+: одноэтажное прямоугольное здание с потолками 10 метров; регулируемая климатическая система; созданы большие площадки для маневрирования большегрузов; расположен рядом с центральной дорожной развязкой.
• B: здание с потолками не менее 6 метров; напольное покрытие – бетон; охрана по периметру; зона маневрирования и разгрузки большегрузов; на складе есть дополнительные помещения вспомогательного характера.
• C: утепленный ангар с потолками 4 метра; в качестве напольного покрытия используется бетон или каменная плитка.
• D: подвальное помещение или неотапливаемый ангар.

Какому бизнесу и какой склад нужен? Здесь все довольно просто. Чем меньше бизнес и чем проще производство, тем более простой склад можно использовать. Например, компании по продаже пищевой продукции используют склады только класса A и A+, так как необходимо избежать порчи и кражи товара, а также поддерживать оптимальный уровень температуры и влажности.

Бизнес, который не связан с реализацией пищевой продукции и других видов товаров, чувствительных к температурам и влажности, размещает продукцию на складах классов B, C и D.

Подбор размера склада и количества персонала происходит исходя из следующих данных:

• количество товарных позиций;
• размеры товаров;
• частота поступления и отгрузки товаров;
• площадь хранения товаров.

Эти четыре пункта преобразуются в формулу, с которой мы научим работать на курсе “Складская логистика”. За короткое время и без посторонней помощи вы научитесь правильно рассчитывать количество персонала и оптимальные размеры складского помещения для размещения товаров.

Автоматизация складских процессов

Если внедрить в работу склада профильные программы, то это поможет избежать лишних трат, а также сделает управление предприятием гораздо проще. Интеграция специализированного программного обеспечения дает возможность сотрудникам не тратить время на поиски товара по складу.

Рисунок. Экономия при автоматизации

Представьте, что в швейную мастерскую пришел заказ на сбор худи, пальто, свитшотов и базовых футболок. Товары разного цвета и размеры находятся в разных точках локации. В этом случае будет очень полезно штрихкодирование, а WMS-системы помогут точно определить местонахождение конкретного товара, чтобы сборщик мог быстро пройтись по складу со списком, собрать необходимое, а затем начать комплектацию.

Также в работе используется RFID-технология – это система бесконтактной идентификации объекта, польза которой в том, что при считывании кода она показывает нужный товар.

Рисунок. RFID-технология в действии

На примере той же швейной мастерской разберем использование RFID-технологий. На металлической штанге размещены вешалки с худи. На каждой из них есть свой принт. Чтобы не отодвигать каждую вещь и не рассматривать, достаточно просканировать штрих-код, который закреплен на ярлыке, чтобы найти необходимый товар.

Такой подход сокращает время работы, бережет силы сотрудников, а еще позволяет избежать ошибок, когда сборщик неумышленно перепутал товары или положил лишнее.

Еще одна деталь на складе - IoT-датчики, которые в непрерывном режиме анализируют климатические показатели. Если в помещении произошло изменение температуры и влажности от заданного параметра, то система оповестит об этом. Также она связана с сигнализацией и видеонаблюдением, чтобы избежать краж и других опасных ситуаций.

Иногда можно встретить информацию о том, что внедрение IT-систем помощи складу может обойтись довольно дорого. С этим сложно спорить. Покупка программного обеспечения и установка спецоборудования действительно стоит больших денег, на первых порах затраты могут сильно ударить по бюджету компании, но эти вложения стоит рассматривать с точки зрения долгосрочной перспективы.

Складские помещения организуют только для того бизнеса, который планирует существовать долго, поэтому внедрение автоматизированных систем мониторинга и учета – это отличное подспорье для обеспечения непрерывной работы бизнеса.

Управление затратами на складскую деятельность

Чтобы успешно управлять затратами склада, необходимо понимать, на что и в каком размере уходят средства. Основные статьи расхода:

• ФОТ сотрудников;
• хозяйственные расходы;
• программное обеспечение;
• затраты на содержание складского оборудования;
• затраты на содержание складского помещения;
• затраты на погрузочно-разгрузочные мероприятия.

Еще иногда добавляется аренда помещений, если в собственности нет склада. Для подсчета в этом случае можно не пользоваться формулами. Достаточно классической таблицы, где будет указана информация о расходах, а затем итоговые подсчеты.

Пример таблицы

Важно! При составлении таблицы рекомендуется указать две дополнительные графы – “отклонение” и “причина”. Под отклонением понимается сумма, которая превышает расходы на те или иные нужды. Например, хозяйственные расходы – салфетки, моющие средства, средства для обработки от насекомых и грызунов. Ранее они приобретались по цене X, но теперь из-за изменившейся экономической ситуации стоимость этих товаров выросла, поэтому цена стала X2.

Что делать в этой ситуации? Можно ничего не менять, а можно попытаться найти альтернативу, которая стоит меньше, но при этом имеет те же свойства.

Также стоит учесть и себестоимость грузообработки. В этом случае нужно брать следующие показатели: затраты на аренду, затраты на оборудование, затраты на персонал, а затем объем обработанных грузов.

Как выглядит формула:

Для примера можно использовать следующие расчеты: общие затраты – 10 000 000 рублей, а объем обработанного груза – 5 000 тонн, то себестоимость 1 тонны будет 2000 рублей.

Варианты складского обслуживания: аренда или аутсорс?

Можно ли оптимизировать бюджет без потери эффективности склада? Да, например, некоторые операции передать на аутсорсинг: бухгалтерию, хозяйственное обеспечение.

Рисунок. Что можно отдать на аутсорсинг?

Иногда склады не нанимают в штат клинеров, а пользуются услугами аутсорсинговой компании. Это снижает расходы на работу, ведь в задачу компании входит только оплата труда, а больничные и отпускные – это уже задача компании, которая предоставляет сотрудников на аутсорс.

Также можно рассмотреть аренду склада и техники. На ранних этапах бизнесу требуется много средств, поэтому аренда – решение, которое предупреждает чрезмерные траты.

Представьте, что фирма по изготовлению керамической посуды на этапе первичного развития не берет кредиты на покупку техники и склада, а спокойно развивается и фокусируется на производстве. В этом случае руководство компании формирует долгосрочный проект развития, где будут снижены риски, так как компании не нужно торопиться с производством, чрезмерно нагружать сотрудников, ведь на организацию не давят долговые обязательства.

Инвентаризация и контроль запасов

Склад необходим для хранения, комплектации и отгрузки товаров, но его эффективность невозможна без регулярной инвентаризации и контроля. Этот процесс знаком каждому: мы проверяем содержимое кухонных шкафчиков, чтобы понять, что нужно докупить, а от чего избавиться. На складе инвентаризация становится сложнее: она требует учета больших объемов, использования специализированных инструментов и строгого контроля за сроками и условиями хранения.

Рисунок. Алгоритм инвентаризации

Регулярная инвентаризация дает конкретные данные о том, каких товаров и сколько на остатке. Если в процессе проверки будут найдены несоответствия, например, пересорт или недостаток позиций, то сотрудники сразу вносят это в базу данных, чтобы в дальнейшем скорректировать информацию по недостачам. Если недостача продукции небольшая, то можно смело использовать классические списания. Если недостаток товара существенный, проводится анализ: записи видеонаблюдения, документация по отгрузкам и комплектации. Также проводят беседу с сотрудниками.

Инвентаризация может проводиться двумя способами: периодически (полная проверка всего склада) или циклически (поэтапная проверка отдельных групп товаров). Каждый из этих методов имеет свои особенности и преимущества, которые помогают бизнесу эффективно управлять запасами.

Инвентаризация делится на два вида:

• периодическая полная;
• циклическая по частям.

Кейс для примера:

1. Раз в три месяца компания по изготовлению десертной продукции делает полную инвентаризацию склада, сверяется с тем, сколько какао-бобов осталось на складе, сколько упаковок чая и кофе по 500 и 1000 грамм есть на складе. Каждая позиция проверяется и рассчитывается отдельно.
   
   
2. Циклическая проверка проводится раз в 2-3 недели. Например, в конкретный цикл учитывается только количество и сроки годности и банок с соленой карамелью.

Заметка! Циклический вид проверки можно назвать даже более важным, чем полная инвентаризация, так как работа состоит из маленьких шагов. Регулярная частичная проверка позволяет “держать руку на пульсе”, следить за расходом конкретных товаров, за правильностью хранения.

Рисунок. Преимущества циклической проверки

Циклическая проверка снижает финансовые издержки, так как предотвращает порчу, перерасход или списание товара, которого можно было избежать.

Кроме того, стоит учитывать нормируемые и ненормируемые потери, которые регулярно возникают в работе склада. Нормируемые потери – это естественные процессы, которые происходят с товаром, например, усушка или испарение. Так, часто бывает с продовольственной продукцией, поэтому этот вид потерь закладывается еще на этапе расчета количества и веса товаров.

Ненормируемые потери – это брак, бой, растрата или хищение товара. Избежать их можно только одним способом – ввести в работу строгий контроль: установить видеофиксацию, рамку для проверки на КПП.

Обучение и развитие специалистов по складской логистике

Повышение квалификации логистов и сотрудников складов играет важную роль в процессе внедрения передовых подходов и технологий. Специальные обучающие программы, подобные курсу «Складская логистика», предлагают участникам обширные знания и возможность решения практических задач, необходимых для работы.

Эти программы направлены на оптимизацию деятельности склада — от организации рабочего пространства до управления человеческими ресурсами. В результате сотрудники могут повысить производительность, улучшить взаимодействие внутри коллектива и увеличить показатели эффективности предприятия.

Заключение

Итак, подведем итоги:

1. Управление складской логистикой – это мероприятия по выбору склада, оптимизации внутренних процессов, внедрению автоматизации и повышению квалификации персонала. А над этим стоит регулярный мониторинг процессов, которые происходят внутри склада. Это снижает издержки, так как производственные процессы будут выстроены в рамках конкретной сферы, задач и экономической ситуации.
2. Для успешной работы предприятия необходимо вводить программы складской автоматизации, которые позволяет существенно ускорить процесс сбора информации по складу: инвентаризация, комплектация товара, проверка сроков годности.
3. Без регулярной инвентаризации невозможно добиться корректной работы склада, так как она помогает не просто следить за качеством и количеством товара, но и своевременно учитывать расход определенных позиций, чтобы в дальнейшем избежать их недостатка и предупредить простои производства.

Компетентность управления складской логистикой – это не просто организация хранения, а инструмент для развития бизнеса. В статье мы подробно рассмотрели, как грамотно выстраивать складские процессы, снижать издержки и повышать эффективность работы.

Профессиональное обучение в этом деле – необходимость, которая позволит вывести предприятие на новый уровень, повысить конкурентоспособность, а также сделать работу склада менее энергозатратной.

Хотите узнать больше и освоить складскую логистику на практике? Запишитесь на наш курс “Складская логистика. Управление складскими операциями” и получите актуальные знания от экспертов!

Курсы по логистике в ЭмМенеджмент

Узнавайте подробности о курсах у менеджеров!