Система управления трудовыми ресурсами компании

Чтобы компания успешно функционировала и приносила доход, внутри должна быть среда, где каждый сотрудник ощущает себя ценным и важным. Чтобы это осуществить, следует создать организационную структуру системы управления персоналом. Цель создания данной системы заключается в том, чтобы учитывать всю важную информацию, которая касается сотрудников, а затем анализировать и использовать для развития компании.

Для чего требуется система управления персоналом

Управление персоналом – это комплекс мероприятий, которые направлены на повышение качества работы сотрудников. Продуктивность достигается не с помощью штрафной системы, а целого набора методов: базовый сбора информации, совместные тренинги, обучение, премирование и другие мероприятия.

Такой подход к организации трудовой деятельности используется для того, чтобы минимизировать риски связанные с человеческим фактором, например, отсутствие конкретных знаний, которые связаны с рабочим процессом или нездоровая обстановка в коллективе, которая существенно снижает эффективность.

В управленческой системе также используется формат анализа отдельного сотрудника или групп. Это сделано для того, чтобы контролирующий отдел организации знал, чего можно ожидать от того или иного сотрудника, осознавал его потенциал, а также степень вовлеченности в рабочий процесс.

Принципы системы управления персоналом (СУП):

• системность
• экономическая обоснованность
• строгое соблюдение профессиональный этики и субординации
• выделение приоритетов развития компании.

Вот 4 принципа, на которых держится данная система. Каждый из них подтверждает, что сотрудники компании делают одно общее дело, при этом каждый из них является отдельной личностью. Очевидно, чем больше компания, тем сложнее ей управлять, так как вероятность столкновения личностных интересов возрастает. Поэтому, очень часто в структуре управления крупных компаний есть медиаторы, которые способствуют разрешению сложных и конфликтных ситуаций, которые возникли на почве личных или профессиональных разногласий.

Необходимо понимать, что это базовый набор принципов. Каждая организация имеет полное право на развитие в том темпе и формате, которое подходит именно ей. Это может быть обусловлено еще и том, что изначально подбиралась команда с определенным психотипом, темпераментом, личными и профессиональными качествами.

Что включает в себя система управления персоналом

Как правило, СУП в крупных компаниях состоит из развернутой структуры, которая включает в себя различные отделы, работающие в сообщающемся режиме:

1. Управления человеческими ресурсами.
2. HR-маркетинг.
3. Планирование и организация труда
4. Управление трудовыми ресурсами.
5. Обеспечение безопасности условий труда.
6. Обучение и развитие сотрудников.

Это 6 основных отделов, которые есть в каждой крупной компании. Но необходимо помнить еще и о том, что любая организация имеет полное право на создание собственной структуры, поэтому можно встретить компании, где маркетинг и планирование работают в одном отделе, то же самое с управлением трудовыми ресурсами и обеспечение безопасности труда.

Может ли компания существовать без одного из этих отделов? Да. Как правило, сложная структурированная система управления необходима только крупным компаниям. Небольшой бизнес может совершенно спокойно развиваться без этого, так как нет острой потребности в многоступенчатом контроле качества работы. Контроль есть, но он гораздо проще и быстрее, для этого часто используют программы в формате CRM, где вся информация о сотруднике уже будет. Как только его показатели изменятся по тем или иным причинам, автоматический анализ даст об этом знать.

Подходы, которые чаще всего используются для организации работы персонала:

1. Системный. Это базовый подход, который основан на строгой последовательности – анализ, а затем решение.
2. Последовательный. Данная система предполагает, что исследоваться будут все процессы, связанные с изменениями в компании. Они могут быть внешними и внутренними. Их можно исследовать с точки зрения положительного или негативного влияния. В процессе этого анализа зачастую находятся факторы, которые с помощью оптимизации некоторых процессов можно повернуть в пользу компании.
3. Структуризационный. Этот формат анализа работы сотрудников позволяет быстро выявить проблемы, которые расходятся с целями и политикой компании.
4. Творческий. С точки зрения атмосферы внутри коллектива, данный подход является наиболее мягким и комфортным. Он не требует строгой иерархии и соблюдения субординации. Все взаимодействие сотрудников строится на основе уважения и признания ценности каждого сотрудника.

Это лишь 4 основных подхода к организации работы внутри компании. Каждый из них может быть применен на всю компанию, так и к отдельным элементам системы управления персоналом.

Какие функции выполняет система управления персоналом

Цель у системы управления персоналом одна – сделать так, чтобы деятельность компании приносила доход, а также соответствовала миссии и политике организации. Исходя из этого можно выделить основные функции, которые выполняет СУП. На этих функциях и держится вся система.

Функционал:

1. Естественная адаптивность. Как только приходит новый сотрудник, подключается эта функция. Человеку необходимо помочь адаптироваться на новом месте. Это начинается с банального знакомства. Необходимо понимать, что коллектив – это сложный организм, когда в него приходят новые сотрудники, внутренний климат меняется. Это не значит, что он становится плохим, но он в любом случае претерпевает изменения. В процессе адаптации сотрудника вводят в курс работы. Этим может заниматься один сотрудник, а может сразу несколько, если задач очень много. В некоторых компаниях формат адаптации предусматривает наличие ментора или куратора.
2. Обучение. Как только адаптация завершилась, можно приступать к обучению. Здесь могут быть профессиональные навыки, которые необходимы на определенной должности или в конкретной компании.
3. Развитие. Даже если сотруднику достаточно знания для того, чтобы эффективно работать, всегда можно сделать так, чтобы было еще лучше. Здесь речь идет не про “достигаторство”, а про эффективный подход к выполнению задач. Например, в некоторых компаниях на этапе развития дают для обязательного изучения книгу Стивена Кови “7 навыков проактивных людей”. Особенность такого подхода к работе в том, что навыки из этой книги могут помочь сотруднику в обычной жизни, например, дома в общении с детьми или партнером.
4. Мотивация. В этом вопросе необходимо быть предельно честным. Лучший мотиватор – деньги. Да, кто-то говорит о карьерном росте, но в любом случае преследуется цель увеличения заработка. Это абсолютно нормально, поэтому мотивация в формате премирования – это отличный варианта. Также на основе тех же материальных благ, можно разработать систему поддержки сотрудников: оплата медицинского обслуживания, фитнес центр, развивающие курсы, заведения для детей. Такой подход говорит о том, что компания заботится не только о своих работниках, но и об их детях.
5. Оценка. Без этой функции вся система разрушится. Оценочная работа может проводиться в качестве анализа показателей продаж конкретного сотрудника, изучения данных, которые предоставил тайный покупатель. Также под анализ попадают отчеты, рабочие переписки в корпоративной почте. Это абсолютно нормально, так как помогает найти причину снижения производительности организации.

Формат оценочной системы управления персоналом

Как выше было сказано, оценка – это одно из самых главных звеньев в работе СУП.

Какие данные используются для оценки:

• Анализ системы управления персоналом в вопросе скорости адаптации новых сотрудников. Срок адаптации не должен превышать 60 рабочих дней. За это время сотрудник должен полностью разобраться в базовых задачах, а также начать подготовку к переходу на новый этап. Есть компании, где срок адаптации больше, как правило, это высокотехнологические компании и IT.
• Лояльность к деятельности компании. Чтобы узнать, как сотрудники относятся к деятельности компании, можно провести опрос в анонимном формате.
• Степень удовлетворенности работой. Чтобы узнать, насколько работнику комфортно выполнять задачи в данной среде, можно провести анонимный опрос. Это позволит выявить усредненные данные. Если нужно точно знать, что каждый сотрудник думает о месте, где он трудится, следует пригласить его на личную беседу. Как правило, этим занимается руководитель. Это сделано для того, чтобы сотрудники могли свободно говорить о своих предпочтениях и переживаниях, которые связаны с работой. Данный критерий оценки направлен на минимизацию ситуаций, при которых сотрудник выгорают или просто увольняются.
• Частота увольнения сотрудников. Через этот критерий рассматриваются все сотрудники – уволенные и уволившиеся. Естественная текучка персонала – не более 5-7% в год.

Часто задаваемые вопросы

Что не является задачей системы управления персоналом?

СУП не отвечает за ситуации, когда сотрудник намеренно саботирует субординацию и внутреннюю политику компании, отказывается учиться, лжет и предпочитает игнорировать развитие. Никакая мотивация не поможет, если человек по природе своей не способен или не хочет работать в определенной структуре. Такие ситуации бывают, поэтому система оценки в этом вопросе работает очень строго.

Может ли крупная компания существовать без СУП?

Нет, у всего должен быть строгий контроль, подотчетность и анализ. Каждый отдел отвечает за определенные задачи, которые за ним закреплены. Это работает как единый организм, где неполадки в одной области, приводят к неполадкам в другой.

Есть ли смысл ежедневно оценивать работу сотрудника или отдела?

Да, эффективность в этом подходе есть, но лишь на долгой дистанции. С помощью дополнительного программного обеспечения, которое внедряется в работу компаний, можно следить за тем, в какое время суток и какие сотрудники более продуктивны, какие отделы и за какое время выполняют работу.

Интересуетесь управлением персоналом?
 Пройдите небольшой тест