Особенности ведения управленческого учета в 1С: как избежать ошибок и повысить эффективность

Сегодня управленческий учет — это ключевой инструмент, помогающий компании управлять своими ресурсами. Одной из самых популярных систем для его ведения является 1С, благодаря своей гибкости и широким функциональным возможностям.

В статье разберем, какие ошибки чаще всего встречаются при ведении управленческого учета, а также как повысить его эффективность.

Почему важен правильный управленческий учет?

Управленческий учет — это больше, чем просто сбор данных. Особенность управленческого учета в том, что он сосредоточен на анализе и планировании работы всей системы в целом, а не отдельных процессов. Он помогает посмотреть на картину бизнеса со стороны и вовремя заметить пробелы, требующие доработки.

Это основа для принятия решений, которая позволяет контролировать финансовые потоки, анализировать прибыльность проектов, планировать расходы и увеличивать рентабельность. Однако ошибки при ведении учета могут привести к неправильным выводам и, как следствие, к финансовым потерям.

Пример: Если данные о затратах распределяются вручную, это увеличивает вероятность ошибок. Неверные данные могут привести к завышению себестоимости одного продукта и недооценке другого, что скажется на стратегии ценообразования и долгосрочных финансовых результатах компании в целом. 

Типичные ошибки при ведении управленческого учета

1. Смешивание бухгалтерского и управленческого учета
   Частая ошибка — попытка вести бухгалтерский и управленческий учет в одной базе данных без разделения аналитических параметров. Это приводит к путанице и сложностям при формировании отчетности.
2. Некорректное распределение затрат
   Ошибки возникают, если параметры распределения (пропорционально выручке или времени) настроены неправильно. Например, офисные расходы могут быть равномерно распределены между проектами, хотя фактически один из них требует значительно больше ресурсов.



3. Игнорирование специфики бизнеса
   Использование стандартных настроек системы 1С без учета отраслевых особенностей часто приводит к неточным данным. Для производственных компаний, например, важно учитывать этапы незавершенного производства.
4. Отсутствие регулярного обновления данных
   Устаревшие данные (например, остатки на складе или информация о договорах) искажают текущую отчетность, что мешает адекватно оценивать рентабельность бизнеса.
5. Дублирование операций
   При отсутствии четкой интеграции с другими системами, такими как CRM или складской учет, одни и те же данные могут вводиться повторно, что приводит к расхождениям в отчетах.
6. Отсутствие детализации отчетности
   Если система настроена только на общий учет, без детальной аналитики по направлениям деятельности или продуктам, владельцы бизнеса не смогут вовремя выявить проблемные зоны.

Как избежать ошибок?

1. Четко разделите бухгалтерский и управленческий учет
   В 1С можно настроить отдельные регистры для учета затрат и доходов, что позволит избежать смешивания данных. Например, управленческий учет может учитывать расходы по аналитическим признакам: проектам, подразделениям, продуктам.
   



2. Автоматизируйте распределение затрат
   Используйте автоматические механизмы распределения затрат. В 1С можно задать базу распределения (например, пропорционально выручке), что исключит ручные ошибки.
3. Интегрируйте 1С с другими системами
   Интеграция позволяет избежать дублирования данных. Например, система складского учета может автоматически обновлять информацию о движении товаров и их стоимости.
4. Используйте аналитические возможности 1С
   Разделение по аналитическим признакам (продукты, клиенты, регионы) помогает детализировать отчеты и анализировать прибыльность.



5. Обучайте сотрудников
   Регулярное обучение работе с 1С помогает сотрудникам избежать ошибок и эффективнее использовать возможности системы.

Пример: как 1С решает проблемы учета

Компания "N" столкнулась с проблемой недооценки стоимости складских остатков. Из-за отсутствия интеграции между 1С и системой управления складом, данные о движении товаров не обновлялись вовремя. После настройки интеграции бухгалтерия начала получать актуальную информацию, что позволило своевременно корректировать финансовые показатели и избежать убытков.

Управленческий учет в 1С

Состав управленческой отчетности зависит от потребностей владельцев бизнеса и руководителей.

Потребности определяют содержание и структуру отчетности. Комплект управленческой отчетности может меняться в зависимости от требований руководства. 

Основными видами такой отчетности являются:

• отчет о финансовых результатах (прибыль и убытки), 
• отчет о движении денежных средств (ОДДС)
• и управленческий баланс.

Управленческая отчетность не подчиняется жестким нормативным требованиям, поэтому ее формы отличаются от бухгалтерской и налоговой отчетности. Каждый отчет разрабатывается и утверждается внутри компании.

Организация может использовать дополнительные формы, которые соответствуют ее специфическим потребностям и содержат только необходимые для нее данные.

Несмотря на то, что такая отчетность не имеет жестких рамок, все же существуют принципы, которым нужно придерживаться для внедрения управленческого учета.

Принципы управленческого учета:

• Стандартизация показателей и форматов данных. Все данные должны быть собраны и представлены в едином виде.

• Регулярность и актуальность данных. Информация должна поступать и обновляться без перерывов, чтобы данные всегда оставались актуальными.

• Своевременность отчетности. Подготовка отчетности должна происходить в заранее определенные сроки, согласованные для всех подразделений.

• Оправданность затрат. Затраты на внедрение и обслуживание системы управленческого учета не должны превышать получаемые от нее преимущества.
• Согласованность и сопоставимость данных. Без этого невозможно  систематизировать данные аналитики по различным подразделениям, не говоря уже о быстроте процесса.

Какая программа 1С подойдет для внедрения управленческого учета?

Для внедрения управленки в организации и на предприятии можно начать с программного продукта «1С:Бухгалтерия». Он используется для ведения бухгалтерского и налогового учета, но на начальном этапе предоставляет возможности для формирования управленческой отчетности, полезной для собственников бизнеса.

В 1С можно получить следующие виды отчетности:

• Стандартная бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств.
• Дополнительные отчеты для руководителей, охватывающие различные сферы бизнеса, включая:
• Общий анализ деятельности (мониторинг показателей, финансовый и налоговый анализ и т. д.);
• Продажи;
• Денежные средства;
• Расчеты с покупателями;
• Расчеты с поставщиками;
• Основные средства и склад;
• Планирование, включая платежный календарь.

Кроме стандартных отчетов, для формирования управленческой отчетности в «1С:Бухгалтерии» можно использовать следующие методы:

• Добавление специализированных или универсальных отчетов в конфигурацию для формирования данных в нужном формате.
• Использование сервисов, которые позволяют загружать данные из 1С:Бухгалтерия и формировать управленческие отчеты.
• Применение внешних средств визуализации данных, например, PowerBI.
• Установка расширений в 1С для ведения управленческого учета.

Как повысить эффективность управленческого учета в 1С?

1. Настраивайте учетную политику в соответствии с реальными задачами компании.
2. Регулярно обновляйте данные и проверяйте их актуальность.
3. Используйте расширенную аналитику для детального анализа рентабельности и принятия решений.
4. Автоматизируйте повторяющиеся процессы, такие как распределение затрат.

Ведение управленческого учета в 1С — это эффективный способ управления бизнесом, но только при условии правильной настройки системы и учета специфики компании. Автоматизация процессов, интеграция с другими системами и регулярное обновление данных позволяют избежать ошибок, повысить точность отчетности и улучшить контроль за финансами.

В заключении еще раз напомним, что управленческую отчетность стоит воспринимать как инструмент для проведения управленческого анализа. На основе этой отчетности можно оценить результаты деятельности компании, степень выполнения поставленных целей и обоснованность управленческих решений, принятых руководством. 

Следите за нашими публикациями, чтобы быть в курсе тонкостей работы с отчетностью.

НУЖНА ПОМОЩЬ С ВЫБОРОМ КУРСА?
Пройдите небольшой тест

Курсы по Бухгалтерии в ЭмМенеджмент