Нуждается ли ваша компания в электронном документообороте?

Крупные предприятия всегда нуждаются в оптимизации процессов. Для этого сейчас создано огромное количество программ, начиная от документооборота, заканчивая CRM-системами. При этом необходимо понимать, что ни один бизнес не обходится без обмена документами, подписанием актов на определенные услуги. Раньше все это было в бумажном формате, но теперь можно отказаться от этого, ведь это неплохо экономит время, а еще позволяет сэкономить на офисных расходах, ведь не нужно постоянно распечатывать кипу бумаг на подписание. Идеальным решением стал электронный документооборот.

Что такое ЭДО

Система электронного документооборота – это структурирование процесса обращения с документацией, а также удобство подписания в электронном формате.

Цифровые документы ничем не отличаются от бумажных аналогов, но при этом являются более удобной формой для работы. Их нельзя потерять или испортить. Подпись производится не с помощью ручки, а с использованием электронного кода, который закрепляется за определенным сотрудником.

Сервис ЭДО может быть установочным или облачным. Доступ к программе предоставляется от лица оператора программы – компании, которая предоставляет право пользования программой, а также контролирует работу самой ПО.

Как работает ЭДО

Все очень просто. Вместо того чтобы подниматься на этаж выше или идти в соседний кабинет, надо нажать пару кнопок.

Работа системы пошагово:

1. Создание документа.
2. Подписание стороной отправителя.
3. Направление получателю.
4. Подписание стороной получателя.
5. Передача одного экземпляра обратно.

Как видите, все очень просто и быстро.

Виды ЭДО

Переход на электронный документооборот может подразумевать работу в двух форматах – внешний и внутренний.

Внутренний документооборот – это то, что передается внутри организации между разными отделами и сотрудниками. Передача информации может быть с помощью внутренних сетевых папок или корпоративной почты. Каждая организация выбирает тот способ обмена информацией, который удобен для нее.

Внешний документооборот – это обмен документацией между сторонними организациями, партнерами, поставщиками и заказчиками, контролирующими органами.

Преимущества работы в системе ЭДО

Переход на электронный документооборот – это:

• оптимизация поисковых процессов. Буквально пара слов или точные реквизиты, чтобы найти нужный документ;
• исключение человеческого фактора. Нельзя выставить некорректную дату или ошибиться с подписью. Если у сотрудника нет полномочий, он никогда не сможет подписать документ;
• надежная система хранения. ЭДО может использоваться как архивное хранилище, откуда в любой момент можно достать необходимый акт;
• ускорение рабочих процессов. На изучение и подписание тратится гораздо меньше времени;
• сокращение офисных расходов. С ЭДО полностью пропадает нужда в затратах на бумагу и краску, а также работу курьерской службы, которая доставит документ нужному лицу.

Хотите прокачаться в делопроизводстве, но не знаете с чего начать?
Подписывайтесь на наш Телеграм-Марафон "Погружение в профессию"

 3 дня     статьи от экспертов     аудиоподкасты     открытые уроки

Но при переходе на электронный документооборот необходимо учитывать один нюанс – люди. В компаниях иногда говорят о том, что многие сопротивляются переходу, так как привыкли к бумажным документам. У этого есть лишь одна причина – незнание того, как протекают процессы. Поэтому сотрудников необходимо хорошо обучить, чтобы каждый понимал, что это действительно удобно и быстро, а на дальней дистанции позволяет существенно оптимизировать рабочие процессы.

Как производится внедрение ЭДО

Сначала необходимо оформить электронную подпись. Рекомендуем оформлять усиленную электронную подпись, так как она несет в себе зашифрованный набор символов. С ее помощью можно не только подписать документ, но и следить за цепочкой изменений, которые производились в рамках одного документа.

Этапы внедрения:

1. Получение электронной подписи. Ее необходимо оформить всем, кто будет иметь доступ к подписанию документов. Только наличие подписи делает документы законными с юридической точки зрения.
2. Выбор программного обеспечения и заключение договора со стороной, предоставляющей услуги программы по ЭДО.
3. Обучение сотрудников работе в системе документооборота.

Совмещенное использование документооборота

Некоторые компании отказываются от использования электронного документооборота. Если в своей организации вы можете убедить сотрудников, что переход необходим, то взаимодействие с другим предприятием в этом вопросе ограничено.

Если беседы и аргументация в пользу ЭДО не помогла, то придется работать в совмещенном формате. Как это будет выглядеть:

1. Все бумажные документы подлежат сканированию.
2. Каждому документу присваивается код, номер.
3. Расположение в библиотеке документов формируется в строго упорядоченной системе.

Как только вам понадобится документ, в поисковой системе необходимо будет ввести нужную информацию, чтобы программа выдала номер и код документа. По этим данным вы легко сориентируетесь, чтобы найти оригинал в библиотеке документов.

Стоит ли переходить на ЭДО? Определенно, да. Дело в том, что рано или поздно все перейдут на этот формат обмена рабочей информацией. Зачем ждать, если это можно сделать сейчас.

Курсы по делопроизводству в ЭмМенеджмент

Узнавайте индивидуальные скидки у менеджеров!