Локальные акты 2026: как провести ревизию и оставить только нужные документы

Часто локальные акты годами копятся и дублируют друг друга. При этом проверки ГИТ и Роскомнадзора ужесточаются, а суды всё чаще восстанавливают работников и взыскивают штрафы с работодателя из‑за некорректных или отсутствующих актов. Разбираем, как провести ревизию ЛНА и оставить только реально работающие документы.

Содержание

1. Какие локальные акты можно смело отменить
2. 4 признака, что документ устарел и опасен
3. Как не перегружать систему лишними бумагами
4. Чек-лист быстрой ревизии локальных актов за 2 дня

1. Какие локальные акты можно смело отменить

Чтобы провести ревизию, ориентируйтесь на минимум ЛНА в 2026 году. Сюда включены:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — ст. 189, 190 ТК РФ. В 2026 году в ПВТР появляется раздел о дистанционной и гибридной работе, праве работника на офлайн.
• Положение об оплате труда и премировании — ч. 2 ст. 135 ТК РФ. Обязательно при отсутствии коллективного договора либо если информация об оплате труда не включена в ПВТР.
• Политика обработки персональных данных (ПДн) — ст. 18.1 № 152-ФЗ от 27.07.2006. Должна включать алгоритм реагирования на утечки и уведомления РКН за 24 часа.
• Положение о воинском учете — п. 9 Постановления Правительства РФ № 719; ст. 21.4 КоАП РФ. Обязательно при хотя бы одном военнообязанном, работающем в организации.
• Документы по охране труда — раздел X ТК РФ, приказы Минтруда. Обязательный блок содержит инструкции, оценку профрисков, СУОТ.
• Положение о командировках — ст. 167, 168 ТК РФ. Фактически обязательный документ, его запрашивают ГИТ и налоговая при любых поездках.
• Акт о КЭДО — ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Обязателен при использовании электронного документооборота.

Всё остальное, что не приносит пользы, — кандидат на отмену. Например, без последствий можно отказаться от следующих документов:

• Положение о наставничестве. Если наставничество не применяется, документ лучше отменить или объединить с положением об адаптации.
• Положение о ДМС. Для присоединения к программе страховщика достаточно приказа и ознакомления, а акт можно заменить ссылкой на правила страхования.
• Положение о служебных записках и внутренней переписке. Избыточный документ, который заменяет инструкция по делопроизводству.

Отметим, что штатное расписание — не ЛНА, а организационно-распорядительный документ. Знакомить с ним под подпись не нужно, но отказаться от него нельзя: без него компания рискует проиграть спор о сокращении.

2. 4 признака, что документ устарел и опасен

Разберем, как найти и выявить документ, содержащий признаки недействительности, устаревшие положения или иные нарушения законности.

• Он противоречит ТК или коллективному договору, либо ухудшает положение работника по сравнению с трудовым договором.
• Содержит размытые формулировки, например, право снижать премию «за нарушения» без конкретных критериев.
• Не учитывает изменения 2026 года для компаний, работающих с ЭДО: о машиночитаемой доверенности в КЭДО, нормах дистанционной работы, порядке реагирования на утечки персональных данных.
• Дублирует нормы других актов, например, режим рабочего времени одновременно регулируется в ПВТР и в отдельном положении с расхождениями.

Если вы заметили в своей компании подобные документы, значит, их пора переработать.

3. Как не перегружать систему лишними бумагами

Здесь работает техника «склеивания»: однородные нормы объединяются в один рамочный документ. Перед объединением проверьте, что все нормы, улучшающие положение работников, сохранены, иначе потребуется процедура по статье 74 ТК.

Чтобы разделы не противоречили друг другу, используйте безопасные формулировки:

• Субсидиарное применение («в части, не урегулированной разделом, применяется положение об оплате труда»).
• Отсылка к внешнему источнику с указанием даты и номера редакции.
• Коллизионная оговорка на случай расхождений с коллективным договором.

Не стоит объединять акты с разными сроками архивного хранения, иначе весь документ будет храниться по максимальному сроку. Также не рекомендуем объединять акты с разным правовым режимом.

4. Чек-лист быстрой ревизии локальных актов за 2 дня

День 1 — инвентаризация и диагностика

1. Сверьте список ЛНА с обязательным минимумом 2026 года.
2. Проверьте каждый акт по цепочке: не противоречит ли ТК → соответствует ли коллективному договору → не ухудшает ли положение работника по сравнению с трудовым договором → соблюдена ли процедура учета мнения профсоюза → получены ли все подписи.
3. Отметьте кандидатов на отмену и на объединение.

День 2 — решения и оформление

1. Акты без дополнительных гарантий отменяйте приказом. ПВТР отменять нельзя: их изменяют или утверждают в новой редакции. По каждому акту фиксируйте наименование, дату утверждения и прекращения, ознакомление работников, запись в реестре ЛНА, срок архивного хранения.
2. Акты с надбавками, доп. отпусками сверх ТК отменяйте только по ст. 74 ТК РФ. Обязательно должны быть: уведомление за 2 месяца, фиксация причин, предложение вакансий при несогласии, отметка об учете мнения профсоюза.
3. Актуализируйте акт о КЭДО. Добавьте перечень лиц, имеющих право подписывать кадровые документы УКЭП на основании МЧД, а также порядок регистрации, обновления и отзыва МЧД.
4. Проверьте положение о персональных данных. Там должен быть прописан порядок реагирования на утечки и запрет избыточных документов (например, копий всех страниц паспорта).
5. Зафиксируйте способ ознакомления с каждым актом. Например, бумажный или электронный, с учетом отказавшихся от КЭДО.

Как итог, ревизия локальных актов должна проводиться регулярно. Документы нужно сверять друг с другом, убирать дублирующее и устаревшее, следить за тем, чтобы локальные акты не снижали гарантии работников. Такой подход снижает риски штрафов и судебных споров.

Хотите разобраться, как проводить ревизию ЛНА на реальных кейсах вашей компании, — приходите на курсы по трудовому праву от центра ЭмМенеджмент.