Дистанционные курсы секретаря и делопроизводства

1. Нормативно-правовая база

1) Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламентация работы службы. Зачем нужны регламенты и как оформлять?

2) ГОСТ 7.0.97-2016 с 01.07.2018 (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

3) Источники информации по организации делопроизводства, необходимые в работе.

2. Виды и требования к управленческой документации

1) Зона ответственности специалиста по документационному обеспечению. Для чего нужна и как определить?

2) Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.

3) Назначение и подготовка документов различных систем документации:

- организационные документы;
- распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания, распоряжения, протоколы);
- деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности;
- документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки);
- особенности оформления и организации работы с договорной документацией и иные виды ОРД.

Практика составления организационных документов.

3. Организация эффективного документооборота

1) Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации. Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.

2) Организация работы с документами внутренней переписки.

3) Организация контроля исполнения документов и поручений.

4) Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности  в работе с документами.

- Практика оформления журналов регистрации документов

4. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления

1) Общая характеристика документов.

2) Порядок разработки, утверждения и введения в действие.

3) Виды, общая характеристика, назначение документов. Значение  раздела «Термины и определения».

- Практика разработки локальных актов

5. Вопросы внедрения электронного документооборота в организации как средство оптимизации работы с документами

1) Критерии готовности предприятия к внедрению СЭД.

2) Роль предпроектного обследования организации делопроизводства предприятия.

3) Проблемы этапов внедрения системы электронного документооборота.

- Как выбрать  СЭД. Примеры систем. Разбор систем электронного документооборота на примере программы Директум.

1) Классификация кадровых документов. Виды кадровых документов: штатное расписание, заявление, приказ, трудовой договор, должностная инструкция и т.д.

2) Поэтапные процедуры оформления приема и увольнения сотрудников. Типичные ошибки документирования процедур приема и увольнения.

3) Документирование предоставления отпусков работникам. График отпусков.

4) Трудовая книжка работника: учет, правила внесения записей. Обеспечение сохранности трудовых книжек.

5) Личная карточка работника: - обязательность заполнения   - внесение записей в периоды работы. Учет и хранение личных карточек.

- Практика заполнения кадровых документов

7. Систематизация документов и организация их хранения. Архив

1) Основные признаки формирования дел.

2) Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. 

3) Включение электронных документов в номенклатуру дел.

4) Организация текущего хранения документов.

5) Подготовка и обработка дел к передаче на архивное хранение.

- Практика разработки номенклатуры дел

8. Секретарь в структуре управления

1) Роль секретаря - помощника руководителя, как участника процесса документационного обеспечения управления предприятием.

2) Функции и должностные обязанности секретаря.

3) Деловые и личностные характеристики современного секретаря.

4) Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.

5) Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.

6) Рациональное планирование рабочего времени секретаря.

7) Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя  и расстановки приоритетов.

9. Подготовка и проведение коллегиальных мероприятий и переговоров

1) Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.

2) Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации. 

3) Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.

4) Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание, командировочное удостоверение.

5) Подготовка и  порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.

10. Организация личных приемов руководителя

1) Правила организации приема посетителей. Порядок записи на прием. Подготовка к приему и его проведение.

2) Документирование результатов личного приема.

3) Правила сервировки чайного стола.

4) Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений. Основы эргономики офиса и флористики.

11. Деловое общение. Основы конфликтологии, стресс - менеджмента

1) Конфликтология. Управление организационным конфликтом. Виды, причины, стадии развития конфликта. Стили поведения в конфликте. Этапы разрешения и способы урегулирования конфликта. Методы профилактики конфликтов.

2) Стресс-менеджмент. Причины и симптомы стрессового напряжения. Способы сохранения и восстановления эмоционального равновесия и работоспособности. Антистресс - профилактика.

3) Условия переговорного процесса. Стратегии ведения переговоров. Анализ эффективности основных стратегий ведения переговоров.

4) Инструменты тайм - менеджмента

5) Подготовка и планирование переговоров. Анализ факторов ситуации и поведения участников. 

6) Правила разработки сценария  переговоров. Этапы переговорного процесса.

7) Эмоциональная составляющая в переговорах.

8) Конструктивное поведение. Противодействие неконструктивному поведению.

Подкорытова Галина Валентиновна

Член Гильдии управляющих документацией

• Автор статей для журнала «Современные технологии в делопроизводстве», «Хороший секретарь», ЕСМ журнал

• Автор методического пособия «Документационное обеспечение управления». Рецензия УГЭУ.

• Разработчик Инструкций по делопроизводству

Проведены семинары для:

ФГУП «Октябрь», МПО «АВИСМА», ОАО «Уралхиммаш», ОАО «Сургутнефтегаз», УГМК, ЕМУП «СУЭРЖ», ОАО «Лукойлпермьнефтеоргсинтез»

Макарова Юлия Олеговна

Практикующий бизнес-тренер в области коммуникаций и управленческого консалтинга

• Более 15 лет практической работы и 1500 часов проведенных тренингов.

• Опыт тренинговой и преподавательской деятельности более 10 лет.  

• Автор программ обучения: переговоры в закупках, многоуровневые продажи, управление персоналом

В числе клиентов

«Союз-игрушка», Уральский оптико-механический завод, база отдыха «Зенит», кондитерская фабрика «ТОРТиКо», «Ориенталь» и многие другие